درک مدیریت فایل شرکت حقوقی (2023)

همانطور که در ما می گوییم راهنمای فنی حقوقی، شرکت حقوقی مدیریت دانش (KM) در مورد سازماندهی اطلاعات و پرونده های شرکت است. این به م،ای اطلاعات ،ب و کار، اطلاعات منابع انس،، اطلاعات مشتری، و هر اطلاعات دیگری است که یک شرکت حقوقی جمع‌آوری، ذخیره، بررسی یا تعامل با آنها می‌کند.

همه شرکت های حقوقی دارای سیستم KM هستند. متأسفانه، بسیاری از شرکت ها یک پیاده سازی helter-skelter دارند. اغلب آنها به سادگی ادعا می کنند، “خب، ذهن من اینگونه کار می کند.” یا، “سیستم برای من کار می کند.” با این حال، معمولاً مقدار قابل توجهی از زمان برای یافتن یا بازآفرینی اطلاعات تلف می شود.

مدیریت دانش صرفاً مدیریت اسناد نیست. اگرچه مدیریت اسناد یک جنبه از KM است، KM بسیار بزرگتر است. وکلا و ا،ر مشاغل با اطلاعات سروکار دارند. هرچه کارآمدتر بتوانند به آن دسترسی داشته باشند، بهتر است.

چرا مدیریت دانش مهم است؟

با این حال، “کار” همیشه به “خوب کار ،” ترجمه نمی شود. هدف مدیریت دانش ایجاد توازن بین دسترسی سریع و کارآمد به فایل‌ها و اطلاعات شرکت حقوقی با امنیت داده‌های متفکرانه و من، است. ذخیره همه فایل ها در اتاق فایل یا ذخیره آنها در درایو محلی وکیل ،وماً هیچ یک از این موارد را انجام نمی دهد.

دسترسی

یکی از کلیدهای KM خوب، دسترسی به اطلاعات من، در زمان من، است. هر چند دو جنبه برای دسترسی وجود دارد. شرکت‌ها در ابتدا می‌خواهند مطمئن شوند که داده‌ها در مک، است که کاربران بتوانند به آن دسترسی پیدا کنند (ی،ی شرکت‌های راه دور که از ابر استفاده می‌کنند). سپس، آنها می خواهند تأیید کنند که افرادی که نیاز به دسترسی به اطلاعات دارند (و فقط آن افراد) اعتبار لازم برای انجام این کار را دارند.

امنیت

موسسات حقوقی همچنین موظفند از تلاش های معقول برای محافظت از پرونده های مشتریان خود استفاده کنند. و، اگرچه ،وماً وظیفه ای مثبت برای انجام این کار وجود ندارد، آنها همچنین باید از پرونده های تجاری و اطلاعات هم تیمی خود با همان قدرت محافظت کنند.

با این حال، محافظت از فایل های مشتری صرفاً به م،ای محرمانه نگه داشتن آنها نیست. وکلا همچنین موظفند پرونده های موکل خود را از ت،یب، آسیب دیدن یا گم شدن دور نگه دارند. برای مثال، حملات باج‌افزاری، دسترسی یک شرکت حقوقی به فایل‌هایشان را از بین می‌برد. اگرچه ممکن است مشکل محرمانه وجود نداشته باشد، از دست دادن یک فایل مشتری احتمالاً به سطح رفتار غیرحرفه ای می رسد (به شرطی که تلاش های معقولی برای محافظت از آنها انجام نشود).

مقیاس پذیری

برخی از راه حل ها، اگرچه کار می کنند، اما به اندازه کافی مقیاس پذیر نیستند. حتی آهنگ آژیر OneDrive زم، که چندین کاربر نیاز به دسترسی به فایل‌ها داشته باشند، ناسازگار می‌شود. شیوه های صحیح مدیریت دانش باید جهت رشد شرکت را هم در پرسنل و هم در محل در نظر بگیرد. مدیریت دانش فقط در مورد مدیریت پرونده های شرکت حقوقی برای اینجا و اکنون نیست، بلکه برای چیزهای بعدی نیز هست.

چگونه شرکت ها می توانند اصول KM را بهتر درک و اجرا کنند؟

آشنایی با مدیریت دانش یک شرکت حقوقی

چه در مورد دسترسی یا امنیت صحبت کنیم، اولین گام در سفر مدیریت دانش یک شرکت حقوقی، مستندسازی اطلاعاتی است که آنها نگهداری می کنند. ممکن است ایجاد اطلاعات بیشتر در مورد پرونده ها و داده هایی که یک موسسه حقوقی مدیریت می کند، اضافی به نظر برسد. اما درک دامنه و مقیاس دانش شرکت مهم است.

این مستندات می تواند به سادگی یک صفحه گسترده ا،ل باشد. بدیهی است که باید اطلاعات چیست و کجا را دنبال کند. شرکت ها همچنین باید به حساسیت اطلاعات، افرادی که باید به آن دسترسی داشته باشند (از جمله اشخاص ثالث) و اهمیت اطلاعات برای شرکت توجه داشته باشند.

به طور کلی، زم، که به این فکر می‌کنیم که این اطلاعات در کجا باید زندگی کنند، شرکت‌ها باید به جای مرتب‌سازی، روی یافتن تمرکز کنند. بیشتر اوقات، کاربران به جای دنبال ، ساختار پوشه به یک مقصد شناخته شده، به دنبال فایل ها می گردند.

برایس فیلیپس، مشاور سیستم های مدیریت اسناد (DMS) در Affinity Consulting Group، یک اشتباه رایج را در اجرای سیستم های مدیریت دانش اولیه می بیند. به گفته فیلیپس، بسیاری از شرکت‌ها به دلیل طرز فکر ساختار پوشه‌ها از طبقه‌بندی‌های دانه‌بندی بیش از حد استفاده می‌کنند. او ادامه می دهد: “مزای واقعی یک سیستم مدیریت اسناد کامل، قابلیت های جستجویی است که به کاربران ارائه می دهد.” از آنجایی که بسیاری از پلتفرم‌های مدیریت اسناد به ما امکان می‌دهند اطلاعات درون فایل‌ها را جستجو کنیم، این روش بسیار قدرتمندتر از سازماندهی ساده بر اساس ،وان، مشتری، ماده یا نوع سند است.

پیاده سازی مدیریت دانش در یک شرکت

هنگامی که یک شرکت درک می کند که چه دانشی را می خواهد مدیریت کند، ،ت به ساختن سیستم می رسد. این بدان م،است که وقت آن رسیده است که ویژگی های مورد نیاز خود را مستند کنید. این احتمالاً می تواند دومین برگه در کتاب کار ا،ل از بالا باشد. در این برگه، یک شرکت مواردی مانند «اشتراک‌گذاری با وکیل خارجی»، «دسترسی دادگاه به پرونده‌های مشتری» یا «نگهداری اسناد» را فهرست می‌کند.

در حالی که شرکت این لیست را ایجاد می کند، باید به اهمیت هر ویژگی نیز توجه داشته باشد. فیلیپس پیشنهاد می کند که چیزهای خوب را از چیزهای ضروری جدا کنید. این به شرکت ها کمک می کند تا به سرعت محصولاتی را که برای آنها من، نیستند حذف کنند. اگرچه هرگز محصول کاملی وجود نخواهد داشت، مهم است که چیزهای بزرگ را درست انجام دهید.

هنگامی که یک سیستم مدیریت دانش انتخاب شد، شرکت ها باید بر ،ید از بالا به پایین تمرکز کنند. اغلب اوقات، یک دفتر فرآیندها و سیستم‌ها را (اغلب با تلاش زیاد) پیاده‌سازی می‌کند تا بدون استفاده از آنها ببیند. فیلیپس می‌گوید: «اگر فقط بخشی از یک شرکت واقعاً از آن استفاده کند، سیستم هیچ سودی برای شرکت نخواهد داشت.

دستکش دستی با ،ید از بالا به پایین یک بررسی دوره ای است. شرکت ها باید در نظر داشته باشند که مانند هر سیستم دیگری، این یک ارگ،سم در حال رشد و در حال تغییر است. شرکت ها باید برنامه خود را به طور دوره ای بازبینی کنند تا مشخص کنند چه چیزی را می توان بهتر انجام داد و چه چیزی را حذف کرد. این اطمینان حاصل می کند که سیستم در خطر ناتو، و متورم شدن نیست.

اطلاعات بیشتر در مورد سیستم ها و رویه ها

مدیریت دانش تنها یکی از بسیاری از سیستم های موجود در کارنامه یک شرکت است. یک شرکت مدرن باید بداند که چگونه این سیستم ها را بسازد، رویه های آنها را مستند کند و بهترین شیوه ها را در دفاتر خود پیاده کند. برای اطلاعات بیشتر در مورد این موضوع، از صفحه منبع Healthy Systems ما دیدن کنید.

آ،ین به روز رس، 20 ژانویه 2023